Сложные формы, согласование и ИИ: возможности Smart Forms Pro на практических примерах в госсекторе

Как организовать сбор отчётности от десятков учреждений, сократить ручную работу и сохранить контроль над показателями? На вебинаре 20 октября мы показали возможности Smart Forms Pro на примерах межведомственного взаимодействия и работы с подведомственными организациями.

Smart Forms Pro — отдельная платформа сбора данных и отчётности в экосистеме Visiology. Она сочетает привычный табличный интерфейс с управлением сроками, маршрутами сдачи и правами доступа. На встрече разобрали, как устроена работа в платформе: от подготовки формы и её заполнения до проверки и утверждения данных.

Подготовить форму: привычные таблицы и помощь ИИ

Работа начинается с настройки формы: её структуры, расчётов и правил заполнения. Исполнители сохраняют знакомую логику Excel, а единые справочники помогают избежать разночтений в названиях организаций и подразделений.

Сотрудники работают в таких же таблицах, как в Excel, но процесс вокруг этих таблиц становится другим. Smart Forms Pro может вести отчёт по всему пути — от пустой формы до готового итога. Уже при создании формы методолог может собрать сложную шапку, использовать привычные формулы Excel и задать правила заполнения, чтобы ошибки отсекались ещё при вводе.

Использовать можно и существующие шаблоны. На вебинаре ИИ-агент через открытый протокол MCP проанализировал Excel-файл бюджетной заявки и создал на его основе форму со сложной шапкой и разделами. В показанном примере перенос занял около 7 минут.

Организовать заполнение: участники, сроки и права

После подготовки формы необходимо определить, кто и какие сведения вносит, кому их передаёт и в какой срок. Для этого в Smart Forms Pro настраиваются цепочки сбора по структуре организации, права доступа и статусы. Куратор видит готовность отчётов и задержки, а участники работают со своими данными.

При этом не каждую форму можно заранее ограничить фиксированным числом строк. На примере журналов медицинских организаций показали динамические разделы: сотрудники добавляют записи по мере заполнения, выбирают значения из справочников и вводят текстовые сведения. Далее информация проходит согласование по подразделениям и учреждению. Такой подход применим и к отчётности образовательных организаций и муниципалитетов.

Проверить и утвердить: согласование отдельных значений

Когда данные поступают от нескольких участников, важно организовать проверку так, чтобы изменения в одном разделе не задерживали согласование остальных. Эту задачу Николай Муравьёв, заместитель генерального директора компании «ПолиАналитика» по работе с государственным сектором, разобрал на примере регионального прогноза примерно по 300 показателям. Разные ведомства заполняют свои блоки, а министерство экономики проверяет представленные значения.

Куратор может зафиксировать проверенные показатели, пока работа над другими продолжается. Утверждённые ячейки защищены от редактирования: исправления требуют возврата на предусмотренный этап согласования. Замечания и история решений сохраняются в системе.

На встрече также продемонстрировали сценарии консолидации отчётности и обсудили дальнейшее использование собранных данных в аналитике Visiology.

Полная запись вебинара доступна на VK Видео, Rutube и YouTube: демонстрация платформы, практические примеры и ответы на вопросы участников.

Чтобы оценить Smart Forms Pro на собственных формах и регламентах, оставьте заявку на демонстрацию или пилот.