Smart Forms

Бизнес-процессы

– это система согласований, которую можно добавить на любую из форм ввода с целью ручной верификации данных.

Бизнес-процессы

Бизнес-процессы упорядочивают рабочие процессы, обеспечивая их прозрачность, автоматизацию и оптимизацию. Они позволяют управлять всеми этапами рабочего процесса от сбора информации и ее обработки до контроля и управления результатами работы сотрудников.

Они позволяют выстроить логичный и последовательный порядок согласования документов, упростить взаимодействие между различными подразделениями и отделами, реализовать контроль и управление бизнес-процессами.

Интерфейс

Создание и настройка бизнес-процесса происходит в панели администрирования на вкладке Smart Forms.

Выбираем соответствующий раздел «Бизнес-процессы», и перед нами открывается окно настроек.

Его интерфейс выглядит классически.

Создание и настройка бизнес-процесса

Нажимаем кнопку «Бизнес-процесс», даем процессу имя и сохраняем.

Далее в бизнес-процесс необходимо добавить этапы прохождения (утверждения) формы. В интерфейсе они обозначены как «Статус».

Сделаем это на простом примере, где будет четыре этапа:

1

Черновик

2

Проверка 1

3

Проверка 2

4

Утверждено

Для этого нажимаем на значок «+» в поле с названием нужного бизнес-процесса и выбираем «Статус».

Далее в открывшемся окне мы даем ему имя (название) и сохраняем.
Рассмотрим вариант, когда мы сначала создаем этапы (сценарии), а потом настраиваем правила перехода между ними.

Таким же образом добавляем:

Проверка 1;
Проверка 2;
Утверждено.

Можно создавать статусы и сразу настраивать. Разницы в последовательности нет. Делайте, как вам удобно.

ViTalk GPT

Виртуальный ассистент

Общие настройки

Настроим статус «Черновик»:

Первый пункт — «Требовать комментарий при переводе в статус». Представим ситуацию, когда человек ввел данные в статусе «Черновик» и перевел в следующий статус. Проверяющий в статусе «Проверка 1» нашел ошибку, и, чтобы донести, какая ошибка была допущена, нужен комментарий. Рекомендуем включать этот пункт, чтобы при возврате формы обратно было понятно, что за ошибка была допущена.
Включить контроль целостности данных — это настройка, при которой никто не сможет изменять данные в этом статусе.
Так как статус «Черновик» является начальным статусом, то укажем это в настройках, поставив галочку в соответствующем пункте. Указать начальный статус можно только для одного этапа (статуса) в Бизнес-правиле. И так же, если мы указываем статус как начальный, то мы не сможем включить «Проверку целостности данных», так как при создании статуса в форме у нас нет никаких статусов, и логично, что редактировать мы ничего не можем.
Следующий пункт «Статус является конечным» аналогичен предыдущей настройке и указывается, когда статус конечный. Единственное отличие: конечных статусов может быть несколько.

Также можно создать параллельные процессы согласования, когда будет одна точка начала, которая может расходиться на несколько независимых процессов (статусов), и у каждого может быть свой конечный статус.

Настройки перехода форм

Перейдем к настройке правил перехода. Они представлены в табличном виде, и в данном блоке мы настраиваем, из какого статуса можно будет перейти в настраиваемый и в какой статус форма пойдет дальше.

Укажем в форме, что статус «Черновик» будет переходить в статус «Проверка 1».

Сохраняем настройки.

Советую настраивать правило перехода «ИЗ текущего статуса» (т. е. куда переходим). При этом правило само добавится на следующий статус, который вы указали, но уже в правило «НА текущий статус».

ViTalk GPT

Виртуальный ассистент

Таким же образом настроим статус «Проверка 1». Выбираем его из списка.

Мы видим, что в таблице со списком правил колонка «Право на переход в текущий статус» заполнилась сама.

Укажем, что статус «Проверка 1» может переходить в статус «Проверка 2», и так же его можно вернуть на предыдущий статус «Черновик».

В общих настройках поставим галочку, что необходим «комментарий при переходе в статус».

Сохраним настройки.

Настроим статус «Проверка 2». Выбираем его из списка.

В данном статусе включим проверку контроля целостности данных. Укажем, что из этого статуса мы можем переводить во все статусы.

Сохраняем настройки.

Так же настроим статус «Утверждено». Выбираем его из списка.

В данном статусе также включим проверку контроля целостности данных. Укажем, что этот статус является конечным. Переводить из этого статуса мы никуда не сможем, поэтому галочки в колонку «Право на переход из текущего статуса» мы не ставим.

Сохраняем настройки.

Вот и все. Бизнес-процесс создан, следующим этапом нужно привязать его к форме.

Добавление на форму и права доступа

При добавлении Бизнес-процесса на форму мы заодно настраиваем права доступа пользователей к данным.

Чтобы связать Бизнес-процесс с формой, нужно перейти в пользовательский интерфейс.

Далее выбираем нужную форму «План продаж_Новый».
Нажимаем кнопку «Редактировать шаблон».

После этого открывается интерфейс редактирования самой формы.

Интерфейс может отличаться в зависимости от версии платформы.

Чтобы связать Бизнес-процесс с формой, нужно перейти в пользовательский интерфейс.

Далее выбираем нужную форму «План продаж_Новый».
Нажимаем кнопку «Редактировать шаблон».

После этого открывается интерфейс редактирования самой формы.

Статусы

В данном поле мы выбираем бизнес-процесс для настройки. Это удобно, когда за разные статусы ответственны разные люди.
Тиражируемые объекты

Особенность данной настройки в том, что можно настроить проверку данных как для всего тиража, так и адресно для конкретной формы из всего тиража. Это бывает удобно, когда тираж настроен по филиалам и в разных филиалах свой процесс согласования.
Ответственные

В этом поле мы выбираем пользователя(-ей), который будет верифицировать (подтверждать) форму на указанном этапе.
Чтение данных

Здесь мы указываем пользователя(-ей), которые будут иметь доступ на просмотр данных формы на указанном этапе.
Редактирование данных

В этом поле мы выбираем пользователя(-ей), которые смогут заполнять и/или редактировать данные в форме.

Настройку прав доступа к данным в Smart Forms производит администратор платформы. Более подробно об этом в следующем разделе.

ViTalk GPT

Виртуальный ассистент

Добавим на форму два сценария: для статусов «Черновик», «Проверка 1» и статусов «Проверка 2» и «Утверждено»

1

Выбираем статусы «Черновик» и «Проверка 1»;
Тиражируемые объекты: календарь 2021 г.
Ответственные: Администратор;
Чтение данных: Администратор, менеджеры Москвы;
Редактирование данных: Администратор, менеджеры Москвы.

2

Выбираем статусы «Проверка 2» и «Утверждено»;
Тиражируемые объекты: календарь 2021 г.
Ответственные: Администратор;
Чтение данных: Администратор, менеджеры Москвы;
Редактирование данных: так как в статусе включена «проверка целостности данных», то в поле «Редактирование» указано никто, и редактирование данных недоступно, в том числе и администратору.

Сохраняем настройки.

Чтобы посмотреть форму с новыми настройками, в пользовательском интерфейсе переходим на домашнюю страницу, открываем форму (того года, который указали в настройках, — 2021).

Задать Бизнес-процесс согласования для формы справочника можно в панели администратора.

Таким образом мы научились создавать и настраивать формы согласования как на числовые формы, так и на справочники, а также настраивать верификацию данных.

Показатели

Измерения

Создание формы для заполнения

Настройка формы пользовательского ввода

Настройка
бизнес-правил

Настройка формато - логического
контроля

Создание тиража

Добавление системы согласования

Группа показателей

Справочник

Форма

После того как форма готова, осталось только настроить права доступа к данным и загрузку данных в платформу.

На страницу курса

Перейти к настройке загрузки

Как вам курс?